То је једноставно нацрт фактуре који се шаље купцу са одређеним детаљима који ће касније бити укључени у оригиналну фактуру како би се обавестили детаљи и сачекало њихово одобрење. Предрачун није уобичајени документ, већ изјава о опредељености продавца да промовише одређену робу или услуге купцу.
За разлику од најпознатијих, ове фактуре нису регистроване као потраживања од продавца нити су евидентиране као дуговања, односно нису део рачуноводства предузећа као таквог. У основи игра улогу комерцијалне понуде или, ако је примењиво, нацрта фактуре, представљајући уговор између купца и продавца који је успостављен као обавеза између оба пре закључења коначног посла.
Још једна употреба која се даје овој фактури на комерцијалном нивоу је као ваучер који одређује операцију која још увек није завршена, јер купац није примио робу или је платио. Да би се детаљно приказала разлика од обичне фактуре, проформа јасно наводи шта је то у истом документу, поред тога што има другу нумеричку серију или она једноставно није нумерисана и не може се заменити обичном. У области права, ова фактура се користи као завршна реченица како би се омогућио развој правног процеса. Са своје стране, у међународној трговини овај рачун мора бити достављен царини када стварни није доступан у тренутку слања.
У случају лингвистике постоје две успостављене групе, а то су:
- Заменска проформа: најпознатија је, служи за давање именичке фразе или одреднице, ако је примењива.
- Неименована проформа: у нашем језику такав концепт не постоји, али се користи на италијанском, француском или каталонском. Функција овога је да замени предлошку фразу, у зависности од језика, она може имати разлике и посебности.
У подацима се бити предата у поменутом рачуну су следећи:
- Датум.
- Имена.
- Пословни разлози продавац-купац.
- Прецизна деноминација и количина робе.
- Јединична цена и количина робе.
- Облик и услови плаћања.
- Врста амбалаже.
- Услови испоруке робе.
- Није потребан овлашћени потпис.
- Наведени подаци могу се унети у комерцијалну фактуру након што купац потврди наруџбину.
