Термин Меморандум је латинског порекла и када се преведе на шпански значи „нешто чега се треба сетити“. Из тог разлога, употреба концепта прихвата неколико употреба. Стога се може рећи да је меморандум у свом основном прихватању, врста извештаја који је упућен некој особи или групи њих у коме је изражено нешто што мора бити узето у обзир за дату ствар. С друге стране, може се дефинисати и као бележница или белешка у коју се записују ствари којих се човек мора сјетити у будућности. У меморандуму је могуће одредити разне врсте информација, као што су обавештавање о неким информацијама у последњем тренутку, неки посебни захтев итд.
У дипломатском свету меморандум се односи на комуникацију мање наглашену од сећања и белешке, у којој је сажет низ догађаја и разлога који се морају узети у обзир у питањима од веће важности. Дипломатски меморандум углавном не потписује уредник. Треба напоменути да РАЕ такође јасно ставља до знања да се меморандум може односити на белешку која се ручно шаље особи из исте компаније или организације. Упркос чињеници да је тачна реч меморандум, данас људи често замењују меморандум, изведеницу из множине изворне речи.
Меморандум се састоји од низа фиксних елемената, у које се морају сместити изузетно релевантни подаци и да је захваљујући њима могуће разликовати их од осталих информативних и комуникативних текстова. Међу тим елементима могу се навести најважнији, као што су: место, датум, коме је упућено, предмет, тело текста, опроштај, потпис, копија за пошиљаоца и подножје, ако је потребно.
Важно је напоменути да меморандуми немају завршни пасус, јер се информације једноставно преносе и довршавају потписом и печатом. Међутим, језик који се користи за писање меморандума мора бити формалан, да преноси поштовање и изазива важност предмета који се саопштава и преноси.
