Етимологија речи Архив потиче од латинског „Арцхивум“ што значи „пребивалиште судија за прекршаје“. Данас је датотека са датотекама означена као локација или одредиште на којем се чувају и чувају документи које могу створити људи или институције, па из тог разлога датотеке могу бити приватне или јавне.
Основна сврха сваке архиве је да има могућност чувања, наручивања и класификовања докумената, тако да се, када их треба претражити, могу ефикасно и брзо пронаћи.
У свету рачунарства, термин датотека (или датотека, са енглеског језика) обично се користи за означавање скупа података или дигиталних информација заснованих на „битовима или бинарним информацијама“ који се могу сачувати и касније користити помоћу постојеће апликације на рачунару или било ком другом технолошком уређају. Рачунарска датотека се чува на чврстом диску рачунара и састоји се од имена и наставка фасцикле која је садржи (пример: име датотеке.ект).
Имајте на уму да се датотеке на рачунару не чувају на исти начин, текстуална датотека се чува другачије од слике, видео или музичке датотеке; Ни простор који заузимају на чврстом диску није исти, јер се њихов садржај разликује. Предности дигиталних датотека су у томе што се могу премештати, копирати, брисати, мењати локацију итд. Са наших рачунара, на пример, могу их делити и друштвене мреже и слати е-поштом.
Међутим, мора се узети у обзир да су архиве део историје човечанства од када је почело да бележи свој живот, јер су најважнији подаци или документи увек били чувани у физичким датотекама, будући да није било технологија коју данас имате. Ови документи су се чували у великим складиштима, кутијама или полицама. Иако је један од његових највећих недостатака то што је временом пропадање листа неизбежно и они губе сав свој садржај. Упркос томе, не можемо заборавити да постоји много књига и физичких докумената који имају амблематичну историјску вредност и из тог разлога ћемо се увек трудити да их одржимо у најбољем могућем стању.
